5 Tipps für bessere Arbeitsanweisungen
Geschätzte Lesezeit: 20 Minuten
Das Internet ist übersät mit amüsanten Beispielen von schlecht geschriebenen Arbeitsanweisungen und Videos von urkomischen, wenn nicht sogar haarsträubenden Fehlern am Arbeitsplatz. Wenn wir uns diese ansehen, können wir nicht anders, als uns zu fragen, ob die beiden miteinander zusammenhängen – fehlende oder schlecht geschriebene Arbeitsanweisungen führten zu kostspieligen Fehlern. Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Arbeitsanweisungen auf den Punkt gebracht werden, mit unseren 5 Tipps für bessere Arbeitsanweisungen
Inhaltsverzeichnis
Bevor wir mit unseren 5 Tipps für bessere Arbeitsanweisungen beginnen, betrachten wir zwei Fälle, in denen Arbeitsanweisungen wahrscheinlich klarer hätten sein können. Vielleicht haben Sie andere amüsante Beispiele gesehen. Wenn ja, würden wir uns freuen, wenn Sie einen in den Kommentaren unten teilen würden.
Glühende Gefahr
Die Jungs in diesem Video wirken überraschend lässig, wenn man bedenkt, dass sich in ihrer Fabrik ein glühendes Stahlseil wild schlängelt. Gute Arbeitsanweisungen hätten dies vielleicht vermieden. Bessere Arbeitsanweisungen hätten ihre Sicherheit verbessert.
Du MUSST springen
In dieser Anleitung ist viel los. Es beschwört Bilder von Bruce Willis in Diehard herauf. Was den Menschen wahrscheinlich nicht helfen wird, ruhig zu bleiben. Wenn es wirklich einen Notfall gäbe, was könnte passieren? Man hasst es zu denken.
Was sind Arbeitsanweisungen?
Arbeitsanweisungen haben unterschiedliche Namen: Arbeitsanleitungen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Arbeitshilfen oder Benutzerhandbücher. Unabhängig davon besteht ihr Zweck eindeutig darin, zu erklären, wie eine Arbeit erledigt wird. Sie geben Schritt-für-Schritt-Anweisungen, wie eine Aufgabe zu erledigen ist.
Was sie nicht sind
Verwechseln Sie Arbeitsanweisungen nicht mit Prozessen oder Prozesslandkarten. Die beiden letzteren veranschaulichen den gesamten Arbeitsfluss innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung – wer was wann tut – während ersteres das Wie erklärt.
Beispiele für Funktionen für bessere Arbeitsanweisungen
Verwandeln Sie Anleitungen in wiederverwendbare Komponenten
Markieren Sie eine Inhaltsauswahl, um sie in eine Komponente umzuwandeln, die von anderen wiederverwendet werden kann.
Erstellen von Arbeitsanweisungen und SOPs
Fügen Sie Text, Bilder, Videos, Links und Dateien zu jeder Aktivität in jedem Prozess hinzu. Auf diese Weise können Sie zeigen, warum und wie die Arbeit erledigt wird.
5 Tipps für bessere Arbeitsanweisungen
#1 Habe sie tatsächlich
Das mag offensichtlich klingen. Aber Sie werden überrascht sein, wie viele Unternehmen es sozusagen ohne Arbeitsanweisung beflügeln. Es reicht nicht aus, einen neuen Mitarbeiter durch einen Schulungstag oder eine Schulungswoche zu führen und es dann einfach dabei zu belassen. Die Menschen können nur eine begrenzte Menge an Informationen in Eile aufnehmen. Sie brauchen also etwas, auf das sie sich beziehen können, wenn sie es brauchen. Ja, es braucht Zeit, um diese vorzubereiten, aber auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie die beste, sicherste und effizienteste Art der Ausführung einer Aufgabe beibehalten. Die Investition lohnt sich auf jeden Fall.
#2 Finden Sie den Experten
Die gute Nachricht ist, dass Sie diese nicht selbst schreiben müssen. Finden Sie die Person, die weiß, wie man die Aufgabe am besten erledigt, und bitten Sie sie, die Schritte aufzuschreiben, um sie auszuführen. Dies vermeidet Vermutungen und Missverständnisse und liefert das Grundgerüst für die Arbeitsanweisung. Sie können es dann mit weiteren Details, Bildern oder Videos ergänzen.
#3 Machen Sie sie visuell
Wir leben in der visuellen Kommunikationskultur. Nur wenige von uns wollen sich durch lange Bände über irgendetwas wühlen, geschweige denn durch eine Arbeitsanweisung über unseren unbeliebtesten Job. Seien Sie nett zu Ihren Kollegen und machen Sie es visuell. Machen Sie Fotos von verschiedenen Schritten zu einer Aufgabe oder filmen Sie jemanden, der es tut, und bauen Sie diese in die Arbeitsanweisung ein. Visuelle Elemente stellen sicher, dass Ihre Arbeitsanweisungen befolgt werden.
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#4 Machen Sie sie zugänglich
Es ist schön und gut, eine Arbeitsanweisung zu haben, aber nicht so hilfreich, wenn Ihre Kollegen keinen Zugriff darauf haben, wann und wo sie sie brauchen. Am besten ist es, wenn Ihre Arbeitsanweisungen online und über mobile Endgeräte abrufbar sind. Noch besser ist es, wenn die Arbeitsanweisungsplattform Interaktion und Kommentare ermöglicht und einen Überblick darüber gibt, wo sich die Aufgabe in der Prozesslandkarte Ihres Unternehmens befindet. Das ist genau das, was Gluu bietet.
#5 Halte sie einfach
Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie lange Sätze schreiben oder verwirrenden technischen Hokuspokus in Ihrer Arbeitsanweisung verwenden, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie einen Schritt zurücktreten müssen. Erinnern Sie sich an den Ausspruch von Albert Einstein: “Wenn Sie es nicht einfach erklären können, verstehen Sie es nicht gut genug”. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein, Ihre Arbeitsanweisungen zu verstehen. Vermeiden Sie mehrsilbige Wörter, komplexe Sätze mit Klauseln, Jargon, Akronyme, zu viele Fachbegriffe (ohne sie zu erklären) und unnötiges Geschwätz. Verwenden Sie die aktive Stimme, um Ihrem Leser zu helfen. Dies ist die Satzstruktur des Subjekts, des Verbs und des Substantivs. Zum Beispiel der Mann (Subjekt) schlürfte (Verb) sein Bier (Substantiv), nicht, sein Bier schlürfte der Mann .
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Erfahren Sie mehr über Arbeitsanweisungen
Das waren alle unsere 5 Tipps für bessere Arbeitsanweisungen. Wenn Sie jedoch mehr darüber erfahren möchten, wie Sie effektive Arbeitsanweisungen schreiben, lesen Sie Unser Leitfaden zum Verfassen von Arbeitsanweisungen. Es bietet eine Reihe von Tipps und Hinweisen, die Ihnen helfen, Arbeitsanweisungen zu schreiben, die Ihre Kollegen verwenden, respektieren und von denen sie profitieren.
Schlussfolgerungen
Die Erstellung klarer und effektiver Arbeitsanweisungen ist entscheidend für die Sicherheit, Effizienz und Produktivität an jedem Arbeitsplatz. Dieser Artikel hat wertvolle Einblicke und praktische Tipps geliefert, die die Bedeutung von visuellen Elementen, Einfachheit und Zugänglichkeit betonen. Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Unternehmen ihre Arbeitsanweisungen verbessern, wovon sowohl die Mitarbeiter als auch der gesamte Betrieb profitieren.
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Fragen und Antworten
Arbeitsanweisungen, auch bekannt als Arbeitsanleitungen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) oder Arbeitshilfen, sind Dokumente, die erklären, wie eine bestimmte Arbeit oder Aufgabe auszuführen ist. Sie geben Schritt-für-Schritt-Anweisungen und helfen dem Einzelnen, Aufgaben zu verstehen und effektiv und konsequent auszuführen. Arbeitsanweisungen sind wichtig, weil sie für Einheitlichkeit, Sicherheit und Effizienz in den Arbeitsabläufen sorgen.
Um Arbeitsanweisungen leichter zugänglich zu machen, sollten Sie den Einsatz einer Online-Plattform in Erwägung ziehen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von überall aus auf die Anweisungen zuzugreifen, einschließlich mobiler Geräte. Wählen Sie außerdem eine Plattform, die interaktive Funktionen wie Kommentare und Feedback bietet, um die Kommunikation und das Verständnis unter den Mitarbeitern zu erleichtern.
Wenn es Ihnen schwer fällt, effektive Arbeitsanweisungen zu erstellen, sollten Sie sich zunächst von Fachleuten beraten lassen, die Erfahrung mit dieser Aufgabe haben. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um die Schritte zu skizzieren, und verwenden Sie visuelle Elemente wie Fotos oder Videos, um die Klarheit zu erhöhen. Denken Sie daran, die Sprache einfach zu halten, Fachjargon oder komplexe Sätze zu vermeiden und sich für eine klare Kommunikation auf die aktive Stimme zu konzentrieren.
Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 23. August 2017 veröffentlicht und am 04. Februar 2021 überarbeitet.
